Ist die Abrechnungsfrist abgelaufen, kann der Vermieter nur noch dann auf Nachzahlung pochen, wenn er eine verspätete Geltendmachnung nicht zu vertreten hat. Solche nicht vom Vermieter zu vertretenden Verspätungen können zum Beispiel darin liegen, dass ein Versorgungsunernehmen erst lange nach Ablauf der Abrechnungsperiode eine Abrechnung erstellt.

§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB legt fest, dass Vermieter auch nicht teilweise abrechnen müssen. Auch dann nicht, wenn schon einige Einzelabrechnungen vorliegen.

Als triftige Gründe für eine Überschreitung der Abrechnungsfrist nach § 556 BGB gelten:

• fehlende Belege,
• ein mittlerweile stattgefundener Eigentümerwechsel,
• Verwalterwechsel,
• Krankheit,
• verspätete Gebührenbescheide.
• die Abrechnung wurde rechtzeitig abgesandt, hat sich aber auf dem Postweg verzögert (LG Dresden v. 28.11.2003 4 S 0403/03)
• es gab Streitigkeiten mit Lieferanten über ausgestellte und der Abrechnung zugrundezulegende Rechnungen

Teilen sie als Vermieter dem Mieter mit, dass sich die Abrechnung aus einer der oben genannten Gründe verzögern wird und weisen sie daraufhin, dass sie auf einen etwaigen Nachzahlungsansrpruch nicht verzichten werden.

Übrigens, muss der Vermieter die Abrechnung nach Ablauf der Abrechnungsfrist wegen eines gravierenden Fehlers korrigieren, verliert er seinen Nachzahlungsanspruch. Als gravierender Fehler gilt z.B. ein falscher Umlageschlüssel.

Die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB gilt nicht für Rückzahlungsansprüche des Mieters wegen überzahlter Nebenkosten. Möchte der Mieter nach Ablauf der Abrechnungsfrist ein errechnetes Guthaben erstattet haben, kann der Vermieter nicht auf die Ausschlussfrist verweisen. Der Mieter hat aus § 812 Abs. 1 BGB einen Anspruch auf Erstattung des zuviel gezahlten Betrages, den er auch mit der laufenden Miete verrechnen darf